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Ormai è chiaro che praticamente tutte le aziende, comprese le ditte individuali e i liberi professionisti, devono adeguarsi alla normativa sulla privacy, e infatti molti imprenditori (ma non tutti) si sono già messi in regola, o meglio... pensano di essersi messi in regola!
Infatti oltre alle cosiddette "carte da sbrigare", esistono una serie di obblighi più o meno semplici da adempiere, a cui forse non avete pensato prima e senza i quali la vostra attività si trova ancora a rischio. E' l'adempimento di tali obblighi a fare la differenza tra "praivasi" e "privacy". Ecco alcuni di tali obblighi da adempiere:
La formazione adesso è obbligatoria per tutti
Proprio così, non solo il titolare, ma anche tutti i dipendenti della vostra attività che trattano dati personali devono obbligatoriamente avere svolto un percorso formativo sulla privacy e la protezione dei dati, dimostrando così non solo di sapere cosa è la "privacy" ma soprattutto di essere consapevoli delle pratiche da adottare durante lo svolgimento della professione.
Le pratiche vantaggiose per l'attività
Oggigiorno ci sentiamo sempre più assaliti da telefonisti invadenti, spam nelle email e altre forme di "pubblicità aggressiva", per cui ciascun cliente (o potenziale cliente) vuole che la propria privacy sia il più possibile tutelata. Quando ciò non avviene, può cessare quella sottile linea di fiducia che tiene legato il cliente alla vostra attività.
La normativa sulla privacy, esigendo che la teoria scritta sulle "carte" venga realmente applicata nella pratica, ci viene in aiuto per rassicurare i nostri clienti e "tenerli stretti". Non si tratta quindi solo di un obbligo, ma di furbizia!
Inoltre l'applicazione pratica delle norme sulla privacy spesso porta ad un rafforzamento della sicurezza informatica dell'azienda. Ciò vuol dire che adeguandovi come si deve prendete due piccioni con una fava: da una parte tutelate la privacy dei vostri clienti, fornitori e dipendenti, e dall'altra parte garantite una maggiore efficienza dei sistemi informatici aziendali.
Il rischio sottovalutato
Può capitare, soprattutto alle attività che non si rivolgono ad un professionista della privacy, di sottovalutare il rischio per la privacy associato all'attività in questione. La prima domanda che bisogna chiedersi per evitare situazioni spiacevoli è "Quali dati personali tratta la mia attività, quanti ne tratta e in che modo?"
La tentazione di classificare la propria attività "a rischio basso" trascurando uno o più aspetti dell'attività è dannosa e controproducente: ciò infatti porta a non mettere in atto le misure idonee per tutelare la privacy degli interessati, o in altre parole "non essere in regola".
Lo stesso dicasi nel caso in cui non si valuti attentamente la necessità di incaricare un DPO (Data Protection Officer). Bisogna infatti considerare il DPO come un supporto per l'attività, che vi farà sicuramente risparmiare tempo e rogne, facendovi dormire sogni più tranquilli!
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